TIETOSUOJASELOSTE Maasturistit ry:n kilpailuun ilmoittautuneiden rekisteri EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 13 ja 14 artiklan mukainen informointiasiakirja. Laadittu 27.8.2026 Viimeksi päivitetty 27.8.2026. 1. REKISTERINPITÄJÄ Maasturistit ry Y-tunnus 2125246-9 c/o Tuure Ruhanen Merrasmäentie 687, 52510 Hietanen info@maasturistit.fi Tietosuoja-asioissa yhteyshenkilö on yhdistyksen hallitus, info@maasturistit.fi. Yhdistyksellä ei ole lakisääteistä velvollisuutta nimittää tietosuojavastaavaa. 2. REKISTERIN NIMI Kilpailuun ilmoittautuneiden rekisteri (Finland Trophy Retro ja muut yhdistyksen järjestämät kilpailut). 3. MITÄ TIETOJA KÄSITTELEMME Ilmoittautumislomakkeella annetut tiedot - ilmoittajan nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero - joukkueen nimi ja kilpailuluokka - kuljettajan nimi - apukuljettajien nimet - auton merkki, malli ja rekisterinumero tai tieto siirtokilvistä - vaatekoot - tilatut lisäpalvelut: lisäpaidat, ruokaliput, varikkosähkö, sauna - ilmoittautujan kirjoittamat lisätiedot - suostumuksen antamisen ajankohta ja lomakkeen osoite Järjestelmän muodostamat tiedot - ilmoittautumisnumero ja kilpailunumero - hinta, hintaerittely ja laskun viitenumero - maksun tila sekä maksun kuittauksen ajankohta ja kuittaajan käyttäjätunnus - laskun lähetysajankohta - omalle sivulle kirjautumiseen tarvittava PIN-koodi, joka tallennetaan vain yksisuuntaisena tiivisteenä (bcrypt) — sitä ei voi lukea tietokannasta takaisin - muutoshistoria: mikä tieto muuttui, mistä mihin, kuka muutti ja milloin - osallistujalle lähetetyt järjestäjän viestit - mahdollinen peruutus ja sen ajankohta Kilpailutoimiston merkinnät - ajokortti tarkistettu (kyllä/ei, aika ja kuittaaja) - vakuutus voimassa kilpailun aikana (kyllä/ei, aika ja kuittaaja) - kilpailunumero luovutettu (aika ja kuittaaja) Ajokortista tai vakuutuksesta ei tallenneta numeroita, kopioita eikä muita yksilöiviä tietoja — ainoastaan tieto siitä, että ne on tarkistettu. Tekninen suojaustieto Omalle sivulle kirjautumista rajoitetaan viiteen yritykseen viidessätoista minuutissa. Rajoitusta varten IP-osoitteesta muodostetaan tiiviste, joka poistuu itsestään 15 minuutin kuluttua. IP-osoitetta itsessään ei tallenneta rekisteriin. 4. MISTÄ TIEDOT SAADAAN Tiedot saadaan ilmoittautujalta itseltään ilmoittautumislomakkeella tai kilpailutoimistossa, kun ilmoittautuminen tehdään paikan päällä. Ilmoittaja antaa lomakkeella myös kuljettajan ja apukuljettajien nimet. Jos ilmoittaja on eri henkilö kuin kuljettaja tai apukuljettaja, hänen tulee kertoa heille, että nimi on ilmoitettu kilpailuun ja että tämä seloste koskee myös heitä. 5. MIHIN TIETOJA KÄYTETÄÄN JA MILLÄ PERUSTEELLA Käyttötarkoitus Oikeusperuste ------------------------------------------------------------------ Ilmoittautumisen vastaanotto ja Sopimus (osallistuminen kilpailun järjestäminen kilpailuun) Laskutus ja maksun seuranta Sopimus Yhteydenpito osallistujaan Sopimus kilpailuun liittyvissä asioissa Kirjanpito ja tositteiden säilytys Lakisääteinen velvoite (kirjanpitolaki) Kilpailun turvallisuus: ajokortin ja Oikeutettu etu vakuutuksen voimassaolon tarkistus Tapahtumasta kertominen ja yhdistyksen Oikeutettu etu tapahtumien markkinointi kuva- ja videomateriaalilla (kohta 10) Tietojen käsittelyyn ei liity automaattista päätöksentekoa eikä profilointia. Ilmoittautumisen yhteydessä annettuja yhteystietoja ei käytetä markkinointiin ilman erillistä suostumusta. Tapahtumassa otettujen kuvien käytöstä kerrotaan kohdassa 10. 6. KUKA TIETOJA KÄSITTELEE Tietoja käsittelevät kilpailun järjestelyihin osallistuvat yhdistyksen toimihenkilöt, joille on myönnetty käyttöoikeus. Oikeudet myönnetään henkilökohtaisesti ja kahdella tasolla: - katselutaso: osallistujalista, raportit ja tulosteet - hallintataso: lisäksi maksumerkinnät, tietojen muokkaus ja viestit Maksutietojen ja järjestelmän asetusten muuttaminen edellyttää sivuston järjestelmänvalvojan oikeuksia. Käyttöoikeudet tarkistetaan jokaisen kilpailun alussa ja poistetaan, kun niitä ei enää tarvita. Tiedot sijaitsevat maasturistit.fi-sivuston tietokannassa webhotellipalvelussa [palveluntarjoajan nimi], joka toimii henkilötietojen käsittelijänä. Palvelimet sijaitsevat EU:n alueella. 7. TIETOJEN LUOVUTUS Tietoja luovutetaan yhdistyksen ulkopuolelle vain seuraavissa tilanteissa: - lajiliitolle tai kilpailulisenssin myöntäjälle silloin kun kilpailu edellyttää lisenssin tai osallistumisoikeuden tarkistamista - vakuutusyhtiölle, jos kilpailussa sattuu vahinko, jota käsitellään vakuutuksen perusteella - viranomaiselle, jos laki sitä edellyttää Tietoja ei myydä, vuokrata eikä luovuteta markkinointitarkoituksiin. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 8. SÄILYTYSAIKA Ilmoittautumistiedot poistetaan viimeistään 12 kuukauden kuluttua kilpailun päättymisestä. Laskutus- ja maksutiedot säilytetään kirjanpitolain edellyttämät kuusi (6) vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Peruutetut ilmoittautumiset poistetaan samassa aikataulussa. Kerran annettua kilpailunumeroa ei anneta uudelleen saman kilpailun aikana, joten numero jää järjestelmään varatuksi, mutta ilman siihen liitettyjä henkilötietoja poistamisen jälkeen. 9. TIETOJEN SUOJAUS - tiedot ovat sivuston tietokannassa, johon pääsee vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla - yhteydet sivustolle on suojattu salauksella (HTTPS) - käyttöoikeudet myönnetään henkilökohtaisesti ja tehtävän mukaan - osallistujan oma sivu avautuu sähköpostiosoitteella ja PIN-koodilla; PIN säilytetään vain tiivisteenä ja kirjautumisyrityksiä on rajoitettu - laskuja ei säilytetä palvelimella tiedostoina, vaan ne muodostetaan aina uudelleen tarvittaessa - paperitulosteet (osallistujalistat, katsastuskortit) säilytetään kilpailun ajan järjestäjien hallussa ja hävitetään kilpailun jälkeen 10. TIETOJEN JULKAISEMINEN Kilpailun osallistujaluettelossa ja tuloksissa julkaistaan joukkueen nimi, kilpailuluokka ja kilpailunumero. Kuljettajien ja apukuljettajien henkilönimiä ei julkaista verkkosivuilla. Kuvaaminen tapahtumassa Kilpailun aikana otetaan valokuvia ja videokuvaa. Yhdistys voi käyttää kuvia ja videoita kilpailusta kertomiseen sekä Maasturistit ry:n tapahtumien markkinointiin: verkkosivuilla, sosiaalisen median kanavissa, uutiskirjeissä, esitteissä ja tulevien tapahtumien mainonnassa. Kuvia ei luovuteta ulkopuolisille mainostajille eikä myydä eteenpäin. Käsittely perustuu yhdistyksen oikeutettuun etuun kertoa toiminnastaan ja markkinoida tapahtumiaan. Kuvat ovat yleisluontoista tapahtumakuvausta; jos kuva keskittyy tunnistettavasti yhteen henkilöön ja sitä käytetään varsinaisessa mainoksessa, pyydämme siihen erikseen luvan. Jos et halua kuvaasi käytettävän, ilmoita siitä kilpailutoimistoon tai osoitteeseen info@maasturistit.fi. Poistamme kuvan omista kanavistamme. Jo painettuja tai kolmansien osapuolten jakamia julkaisuja emme voi jälkikäteen perua. 11. SINUN OIKEUTESI Sinulla on oikeus - saada tietää, käsitelläänkö tietojasi, ja saada niistä jäljennös - oikaista virheelliset tai puutteelliset tiedot - pyytää tietojen poistamista, kun niitä ei enää tarvita kilpailun järjestämiseen eikä laki edellytä niiden säilyttämistä - pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun - saada antamasi tiedot koneluettavassa muodossa - tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon Pyynnön voi lähettää osoitteeseen info@maasturistit.fi. Vastaamme kuukauden kuluessa. Voimme pyytää sinua todistamaan henkilöllisyytesi, jotta tietoja ei luovuteta väärälle henkilölle. Osan tiedoista voit korjata itse: kirjaudu omalle sivullesi sähköpostiosoitteellasi ja ilmoittautumisen yhteydessä saamallasi PIN-koodilla. Puhelinnumeron, kuljettajan ja apukuljettajat voi muuttaa itse siihen asti kun ilmoittautuminen sulkeutuu. Muissa muutoksissa ota yhteyttä järjestäjiin. Sähköpostiosoitetta ei voi vaihtaa jälkikäteen, koska se toimii sekä kirjautumistunnuksena että laskun toimitusosoitteena. Jos osoite on väärä, ota yhteyttä järjestäjiin. Tietosuojavaltuutetun toimisto Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki PL 800, 00531 Helsinki tietosuoja.fi 12. EVÄSTEET Ilmoittautumislomake ei aseta seurantaevästeitä. Kun kirjaudut omalle sivullesi, sivusto asettaa istuntoevästeen, joka pitää kirjautumisen voimassa selaimen istunnon ajan. Se poistuu, kun suljet selaimen tai kirjaudut ulos. Sivuston yleisistä evästeistä kerrotaan [evästeselosteen osoite]. 13. MUUTOKSET TÄHÄN SELOSTEESEEN Kehitämme kilpailun ilmoittautumista, joten seloste voi muuttua. Tämä sivu sisältää aina voimassa olevan version, ja päivityksen ajankohta näkyy selosteen alussa. Olennaisista muutoksista kerromme ilmoittautuneille sähköpostitse.
